Uspešan menadžer je inteligentna i produhovljena osoba koja odiše elegancijom, dostojanstvom i razvijenom sklonošću prema igri. Voli da pobedjuje, ali se pritom ne koristi nečasnim ili prljavim potezima. Oseća snažnu sklonost prema rešavanju problema. Krase ga znanje, nezavisno ali fleksibilno mišljenje, visoka motivisanost, radoznalost i smisao za humor.
 
 
    

 Sekretarica je važan administrator

 

Koliko ste zadovoljni svojom sekretaricom ili koliko je ona zadovoljna vama?

 
Sredinom 60-ih godina, malo ko je mogao predvideti da će se uloga sekretarice toliko promeniti, i da će ona obavljati poslove koje obavlja danas. Savremeni koncept žene u poslovnom svetu u mnogome se razlikuje od preovladavajućeg mišljenja šezdesetih godina dvadesetog veka.


Ovaj tekst namenjen je prvenstveno sekretaricama, ali se takođe odnosi na sve poslovne žene bez obzira na posao kojim se bave.

1. Većina žena radi van kuće
Ko je mogao zamisliti u 60-im godinama, da će do 90-ih u Americi (ovo svakako važi i kod nas), većina žena biti zaposlena i donositi dodatni prihod. Najnovije cifre pokazuju da je 51% žena zaposleno, a najveći deo čine zaposlene majke. Za mnoga radna mesta žene danas ravnopravno konkurišu sa muškarcima. Poslove lekara, advokata, policajaca, pa čak i pilota preuzimaju žene. Ovo predstavlja šok za one od nas čije su majke bile domaćice, i čijim muževima nije bilo pravo kada bi njihove žene morale da odlaze od kuće na posao. U današnje vreme činioci koji zajedno utiču na sve veće zapošljavanje žena su dostupnost boljeg obrazovanja, nove potrebe koje se javljaju kod žena, promenjen stav prema ulozi žene, kao i neprestana potreba za povećanjem porodičnog budžeta.

2. Žene žele da se nadmeću za poslove sa muškarcima
Sa toliko puno obrazovanih i sposobnih žena, šansa da se one ravnopravno nadmeću sa muškarcima za bolje poslove je na dohvat ruke. Uobičajeno da ova nova ˝manjinska˝ grupa naiđe na predrasude koje uvek idu uz manjinu, ali žene se dokazuju i polako zadobijaju pravo i zasluženo mesto među muškarcima. Ipak, i danas neki muškarci doživljavaju žene kao nešto što ih može ugroziti, pa mnogi od njih stvaraju odbrambene mehanizme.

3. Žene traže jednake mogućnosti za usavršavanje
Danas je lako uočiti brže uključivanje žena u kurseve i seminare koji su nekada bili isključiva privilegija muškaraca. Žene danas imaju jednako pravo na obuku kao i muškarci, pa one sada mogu da zahtevaju ono što im je nekada bilo onemogućeno. Izveštaji pokazuju da se žene ne odriču svojih prava. Može se čak reći da na ovakvim sastancima žene često zauzimaju bolji stav u okviru grupe.

4. Javljaju se nove dužnosti i nove titule
U današnje vreme naći ćemo više izvršnih sekretara, izvršnih asistenata ili administrativnih pomoćnika među ženama. Ponekad je osoba već preuzela dužnost i obavlja poslove koje određena titula podrazumeva, ali bez titule. U drugim slučajevima direktor je pomogao ˝tradicionalnoj˝ sekretarici da proširi svoje nadležnosti i ona je dobila odgovarajuću titulu, platu i pogodnosti.

Reklame su odraz i ogledalo vremena. Na jednoj američkoj reklami natpis je glasio: ˝Prošla si dug put, dušo˝, upućujući na jedan proizvod za koji se nekada verovalo da je namenjen isključivo muškarcima. U ˝Wall Street Journal˝ pojavila se reklama na kojoj se jutaršnji izveštaji dostavljaju na sto predsednika kompanije – mlade žene.
U 1960. godini žene zaposlene u raznim službama nisu mogle ni da sanjaju o kompjuterima i elektronskim računarima, elektronskim kasama, i o svim drugim mašinama koje posao sekretarica čini lakšim, bržim – jednom rečju savršenim. Sekretarica danas raspolaže mnogim tehničkim sredstvima koja olakšavaju obavljanje posla, zbog čega joj ostaje više vremena na raspolaganju da proširi posao i učini ga produktivnijim. Da li će do toga zaista doći, zavisi od šefa i prirode samog podređenog.

POSTOJE SVE MOGUĆE VRSTE SEKRETARICA
- neka su blagoslovene!

Među ženama koje se javljaju na oglase za sekretarske poslove ima svih mogućih tipova – prema izgledu, prema karakteru, obrazovanju i interesima. Navešćemo nekoliko tipova koji nam padaju na pamet:

1. Neke žene nemaju težnju, potrebu niti veštinu da pređu granicu svojih najosnovnijih dužnosti sekretarskog posla:
- neke traže posao za period pre udaje – kako bi obezbedile sredstva za novi, ˝bračni˝ život.
- neke se zapošljavaju da bi donele dodatni prihod u porodicu, imajući na umu određene finansijske ciljeve:
- otplatu kredita
- omogućavanje školovanja deci u školama sa visokom školarinom
- nužni dodatni prihodi za svakodnevne porodične troškove
- žena kojoj je potrebno da radi da bi prevazišla kriznu fazu u svom životu

2. Neke žene dolaze na posao sa željom da budu sekretarice od 8 do 3, i ništa više.
One nemaju nikakve posebne ambicije, i nemaju želju da preuzmu nove odgovornosti. Nije im stalo do posebnih zadataka koje otvaraju put ka napredovanju.

3. Neke žene se nadaju da će na sekretarskom poslu moći da napreduju i da se popnu na višu stepenicu u organizaciji:
- osoba koja je nedavno diplomirala na univerzitetu i gleda na ovaj posao kao na početnu stepenicu na buduće napredovanje,
- zrela žena koja se vraća na posao pošto je podigla decu, i koja će svoje prethodno radno iskustvo i obučenost iskoristiti kao prednost za novu karijeru,
- osoba koja je spremna da se dodatno, samostalno obučava – u večernjoj školi, univerzitetu i sl.
- sekretarica kojoj direktor omogućava da se dodatno obučava ili doškoluje, sa smanjenim obavezama na poslu.

Nijedan od ovih tipova nije nepromenljiv. Uz dobrog rukovodioca, osoba koja je došla na posao bez ikakvih posebnih interesa za napredovanje, može postati motivisana da radi na ličnom napredovanju, u svoju korist i u korist firme. Poslovanje je puno ovakvih primera.

I POSTOJE SVE MOGUĆE VRSTE ŠEFOVA
Zaposlene žene govore o vrstama rukovodioca u sredinama gde rade:

1. NESIGURAN TIP

Teško je reći da li je ovaj rukovodilac sam po sebi nesiguran ili je takav postao na poslu- ali nesigurnost je očita. Ovakva osoba može da prenese nesigurnost kao bacile, i zarazi sve oko sebe koji nisu samopouzdani. Ovaj tip menadžera svoju nesigurnost ispoljava grubim ponašanjem, prevelikim zahtevima i nefer odnosom prema drugima. Često su upravo žene žrtve ovakvog ponašanja.


2. NEORGANIZOVAN TIP

Šef može biti izvrstan u organizovanju prodajnih aktivnosti, ili u generalnom vođenju kampanje, ali mu je slaba tačka nemarnost prema detaljima svakodnevnog kancelarijskog posla. To je tip koji čeka do 16 h da bi počeo da diktira važna pisma ili da bi dao važna zaduženja svojoj ˝lojalnoj˝ sekretarici, od koje očekuje da ostane u kancelariji dok ne završi posao. Propušteni sastanci i slična neorganizovanost donose probleme sekretarici, koji mogu postati preveliki teret. Često ova sekretarica napušta kompaniju zbog stresa koji trpi usled ovakvog ponašanja. S druge strane, ona često uspeva da poveže sve ˝izgubljene konce˝ u njegovom poslovanju i da očuva njegov ˝imidž˝. To je nezamenljiva ˝sekretarica – dadilja˝.


3. ŠOVINISTA

Brojne su priče u kojima šefovi ispoljavaju svoj šovinizam – zbog navodne inferiornosti žena. Neki otvoreno omalovažavaju žene. Drugi ima daju zadatke koji su ponižavajući, i daleko izvan onih dužnosti sekretarice koje su joj prezentirane prilikom zapošljavanja. Serviranje kafe, kupovanje sendviča, izravnavanje šefovih privatnih računa, sređivanje njegovih ličnih dokumenata i izgovori negovoj ženi – su retko uslovi koji se navode u ugovoru o zapošljavanju. (Uzgred, mnoge sekretarice rade ovakve stvari, ali svojevoljno. Postoji razlika između srozavanja sekretarice na status ˝služavke˝ i obavljanja sličnih poslova u sklopu dobrog funkcionisanja kooperativnog tima).


4. ˝ZAHTEVNI˝ TIP

Slušamo o šefovima koji nisu fer – od toga da očekuju previše pa do raznih vrsta pravog maltretiranja. Ovaj šef ima svoju predstavu o tome gde je ženama mesto i nastoji da one na tom mestu i ostanu. Verovatno da ovakva osoba ima isti stav i prema muškarcima koji su mu podređeni, ali se to više ispoljava u odnosu prema sekretaricama. To prosto znači da on ne poseduje potrebne veštine u komuniciranju sa ljudima.


5. OBJEKTIVAN, ZRELI MENADŽER

Kada sekretarice govore o dobrom odnosu na svojim šefom, obično ih opisuju kao rukovodioce koji razumeju njihov položaj. Ovakav čovek je svestan da on treba da inspiriše dobre odnose – jer odgovornost leži na njemu. Kao dobar direktor, on zna da je njegova dužnost da jasno predoči sekretarici opšte ciljeve kompanije, kao i konkretne zadatke kancelarijskog posla. Na taj način se izbegavaju ˝zamke˝ u koje se upada, kada između ljudi koji rade zajedno postoji jaz koji mora da se premošćuje pretpostavkama, nagađanjima, ˝probama˝ i greškama.

Nije dobro kad podređena osoba radi u okolnostima loše isplaniranosti kancelarijskog posla, i kada mora da pokreće i rešava pitanja koja su u suštini odgovornost direktora.

Dobar menadžer jasno precizira svoje odgovornosti i ciljeve, bez čega sekretarica nije u stanju da efikasno obavlja svakodnevni posao, a kamoli da dobije šansu da napreduje na poslu.Uz ovakvo razumevanje je moguće zajedničko planiranje uobičajenih poslova, a delegiranje zadataka može biti uspešno.

Sve ovo omogućava da se stvori atmosfera otvorenog komuniciranja. Znati šta se očekuje, kako će to iz kontakta sa sekretaricama znamo da ljubazni pozdravi, cveće za rođendan i lepe reči, ne mogu nadoknaditi nedostatak razumevanja i dogovora oko toga šta treba uraditi. Jednom uspostavljeno poverenje i otvorena komuniciranja, omogućuje rešavanje svih problema koji se neminovno javljaju i u najboljim međuljudskim odnosima.

Efikasan menadžer prihvata odgovornosti da, kao učitelj, omogući razvoj na poslu onim sekretaricama koje žele takvu šansu. To ne znači pretrpati je dodatnim poslom samo da bi je sve vreme držao zaposlenom, već podstaći je da u okviru posla sama pronađe područja u kojima može da se razvija. Ovo je prvi korak ka napredovanju.

Sa ovako dobro utemeljenim odnosima, periodično vrednovanje dolazi kao prirodan rezultat. Do vrednovanja dolazi na inicijativu direktora koji podstiče razgovor o jakim i slabim stranama – kako sekretarice, tako i samog direktora, kao i o njihovom uticaju na ostvareni rezultat. Ovo postaje osnova za donošenje odluka o proširenju nadležnosti i unapređivanju.