Efikasnog upravljanja vremenom nema bez planiranja. Planiranje vašeg radnog dana je pojedinačno najmoćnije sredstvo upravljanja vremenom.

Umesto da njegov tok odrede sticaj okolnosti, potrebe ili "hirovi" drugih ljudi, složićete se da je mnogo bolje da ga odredite vi. Od pisanog plana zaista nema vrednijeg "oruđa" u vašim rukama! Bez njega, prepušteni ste na milost ili nemilost zahtevima drugih. Sa njim, znate: gde se trenutno nalazite, gde bi trebalo da budete, ali isto tako, šta da radite sa stvarima koje će se neplanirano pojaviti tokom dana - što će se neizbežno dogoditi.

Planiranje koje treba da posluži kao osnova vašeg upravljanja vremenom, treba da obuhvati 4 elementa:

1. Postavljanje dugoročnih i kratkoročnih ciljeva
Ti ciljevi treba da budu visoko postavljeni, jer samo u tom slučaju predstavljaju motiv da se pruži sve od sebe. S druge strane, treba da budu ostvarljivi, precizno određeni, merljivi, moraju da imaju krajnji rok, moraju da ih prihvate svi kojih se tiču, treba da budu fleksibilni, i moraju da budu - napisani.

2. Utvrđivanje prioriteta, zasnovanih na dugoročnoj važnosti i kratkoročnoj hitnosti. Oni ciljevi koji su određeni kao prioriteti - treba prvi da se završe!

3. Utvrđivanje perioda dana kada imate najviše energije, i kada ste "najsvežiji." Za te periode dana treba da "rezervišete" one poslove koji su vam najvažniji.

4. Formulisanje dnevnog plana, kao najefikasnijeg sredstva upravljanja vremenom, koji treba da vam posluži kao vodič kroz svaki radni dan, i pomoć u prevladavanju neizbežnih kriza i prekida.

11. SASTANCI

Od svih potrošača vremena, najviše se pisalo i pričalo o sastancima. Nema nijednog sedišta kompanija koje nemaju makar jednu veliku salu za sastanke < neke ih imaju desetak! S druge strane, zanimljivi su rezultati istraživanja o sastancima koje je sprovedeno u SAD. Učesnici istraživanja kažu da ih je previše, da su loše vođeni, da predugo traju i da se ne prate njihovi efekti. Istraživanje je pokazalo da prosečan menadžer na sastancima provede 10 časova nedeljno, a 90% menadžera procenjuje daje polovina tog vremena izgubljeno uzalud. To znači daje 5 sati nedeljno izgubljeno bez potrebe; godišnje to iznosi fascinantnih 250 sati!

Rešenje je da držite samo one sastanke koji su neophodni, i da ih efikasno vodite.

Evo nekoliko saveta:

• procenite da lije sastanak zaista potreban. Da li cilj možete da postignete upućivanjem poruke ili telefonskim pozivom svim učesnicima? Da li možda održavate sastanke iz navike, a ne zato što je potrebno? Možda bi mogli neke sastanke da održavate svake druge nedelje, umesto jednom nedeljno?

• pripremite tačke dnevnog reda, sa unapred određenim vremenom za svaku temu, i učesnicima podelite takav poziv unapred. Priprema sastanka je na taj način bolja, i diskusija će se brže odvijati

• na sastanak pozovite samo one ljude čije je prisustvo zaista potrebno

• počnite na vreme. Ako čekate one koji kasne, praktično ćete ih nagraditi, a kaznićete one koji su došli na vreme. Sledeći put ni oni neće voditi računa o vremenu!

• onim učesnicima čije prisustvo više nije neophodno, dozvolite da odu i nastave sa svojim drugim obavezama.

• ne dozvolite "ćaskanje" i druga udaljavanja od teme

• po završetku svake teme odredite sledeći korak: ko, kako i kada ?

• završite sastanak na vreme. Ljudi ne vole kada im se zbog neplaniranog produženja sastanka poremete drugi ugovoreni sastanci i obaveze

• nakon sastanka pripremite i podelite učesnicima papire sa zaključcima koji su doneti.

12. PAPIRI


Pretpostavljalo se da će era kompjuterizacije osloboditi poslovne ljude nepodnošljivog tereta "papirologije", međutim, stvari su se čak i pogoršale. Kompjuteri su samo učinili da ta brda papira izgledaju lepše, i da se "proizvode" brže. Izveštaji se šalju na sve strane, bez mnogo razmišljanja. Top menadžment je "bombardovan" svim vrstama dokumenata od strane nižih nivoa, a niži nivoi su "zatrpani" gomilama papira koji stižu odozgo!
Strah od kompjuterskih lomova nalaže da se informacije i dokumenti čuvaju ne samo na hard diskovima i disketama, već i na papirima, koji se nemilosrdno gomilaju - iako istraživanja pokazuju da se samo 5% tih dokumenata uopšte pogleda u roku od narednih godinu dana. Sta raditi sa tolikim papirima, koji samo odvlače vreme i pažnju? Rešenje je da se brže i efikasnije obrađuju papiri koji dolaze vama, kao i da razmislite kakve papire sami kreirate. Probajte čak i neke nekonvencionalne tehnike: prestanite da šaljete neke izveštaje - da vidite da li nekome uopšte nedostaju.

Najbolje je da poštu i materijale koji su upućeni vama, pregleda vaša sekretarica ili pomoćnik:

• ohrabrite je da sama odgovara na poštu koja se može okarakterisati kao "rutinska"
• ako neka druga osoba iz vašeg sektora može kompetentno da odgovori na zahteve, vaša sekretarica treba takve materijale da prosledi toj osobi
• ako stvar nije hitna ali može da vas zanima, takve materijale treba da odloži na mesto koje ćete kasnije pregledati
• do vas treba da dođu samo oni papiri gde je zaista
neophodna vaša pažnja. Što se tiče papira koje sami stvarate razmislite o alternativama:
• možda uopšte ne morate da ga napišete - telefonski kontakt ili e-mail može biti "topliji" i manje formalan, a zahteva manje vremena
• pisanje nekih materijala delegirajte podređenima
• budite kratki i efikasni
• ne trudite se da vaša pisma ili izveštaji budu "perfektni" - izgubićete vreme na njihovom usavršavanju a efekat nije toga vredan
• napravite nekoliko tipiziranih varijanti svojih pisama i izveštaja, koje kasnije možete uz malo truda individualizirati.

13. NEZAVRŠENI POSLOVI

Menadžeri koji ostavljaju za sobom nezavršene poslove, prave ozbiljne probleme: sebi, kolegama koji zavise od njihovog završetka, kao i čitavoj organizaciji. Prekidi, pauze, prelazak na druge poslove, sukob prioriteta, samo su neki od simptoma nezavršenih poslova. Za razliku od njih, menadžeri koji se "drže" svojih poslova sve dok ih ne završe, odbijaju bilo kakvu vrstu prekida - osim kada se radi o hitnim stvarima.

Ima mnogo situacija kada je neophodno prekinuti "tekući" posao, ali stvar je samodiscipline da im se što pre "vratite", kao i da ih ostavite u dobrom stanju, koje će vam omogućiti da ih kasnije nastavite ili okončate bez problema. Zbog toga, kada ste prekinuti usred posla zbog opravdanog razloga, nemojte ustati i otići istog trenutka. Može se dogoditi da taj prekid traje sat, dan ili čak duže! Pre odlaska, obavite poslove koji će vam omogućiti nesmetani nastavak posla: završite rečenicu, obavite telefonski razgovor, zabeležite šta ste planirali da uradite, a materijale koji su vezani za posao koji ste morali da prekinete ostavite na sred svog radnog stola!

14. NEDOVOLJAN BROJ LJUDI ILI NJIHOVA NEOBUČENOST

Smanjenje broja ljudi, otpuštanja, premeštaji itd., u uslovima nepredvidive tržišne utakmice, postali su realnost. Od menadžera se traži da sa istim ili smanjenim brojem ljudi postižu bolje rezultate. Zadatak je menadžera da maksimalno iskoristi potencijale svojih ljudi, da stalno traži prostor i puteve za poboljšanja, što podrazumeva da i sami zaposleni prihvate koncept efikasnog upravljanja vremenom. U slučaju da postoje članovi tima koji nemaju potrebna znanja i veštine za obavljanje svog posla, greška je napravljena ili prilikom njihovog izbora, ili u procesu obuke i treninga. Ako takva osoba u timu zaista postoji, pogrešno je ništa ne preduzimati. Prvo, zato što sama osoba ima pravo da zna da kvalitet njenog posla nije zadovoljavajući, i da su potrebna poboljšanja. Drugo, menadžer ima pravo da raspolaže kompetentnim ljudima. Konačno, organizacija ima pravo da na svim pozicijama ima kvalifikovane ljude. Pitanje dodatne obuke je odgovornost menadžera, koji treba da prepozna potrebu za novim znanjima i veštinama, kao i da omogući da se ta obuka sprovede.

15. DRUŽENJE I ĆASKANJE NA POSLU

Dobri međuljudski odnosi na poslu su od izuzetnog značaja. Sposobnost da se takvi odnosi uspostave i održavaju, za neke poslove predstavljaju čak i neophodan uslov za zaposlenje. Ipak, ima mnogo slučajeva kada ta potreba za komunikacijom, kolegijalnim i prijateljskim odnosima na poslu preraste u svoju suprotnost, i postane prepreka kvalitetnom i profesionalnom radu.

Telefonski razgovori koji nisu vezani za posao ili "posete" čiji povod nije posao, u nekim sredinama uzeli su maha i negativno se odražavaju na posao. Evo nekoliko saveta koji vam mogu pomoći da ne gubite vreme na ovaj način:

• vaša sekretarica, u skladu sa vašim instrukcijama, treba da vam prosledi samo telefonske pozive koji su vezani za posao

• ako se vaša kancelarija ili radni sto nalaze na "prometnom" mestu, možete očekivati brojne "posetioce". Ako možete, izaberite neku kancelariju koja nije "na putu"; držite zatvorena vrata, svoj radni sto okrenite tako da ne gledate u one koji prolaze

• ako vaš sagovornik, čiji je motiv za dolazak posao, želi da pokrene neke druge, neobavezne teme - vi treba da preuzmete inicijativu i da rnu stavite do znanja da posao ima prioritet

• ako vidite da vašem stolu prilazi kolega koji je poznat po takvim neobaveznim razgovorima, ustanite, krenite mu u susret, napravite korak prema vratima i predložite da "proćaskate" kasnije: za vreme pauze za kafu, pauze za ručak ili posle radnog vremena.

16. NEDEFINISANA OVLAŠĆENJA ILI ODGOVORNOSTI

Kada od dve osobe svaka misli da baš ona treba da obavi posao - posao se uradi dva puta.
Kada dve osobe misle da ona druga treba da obavi posao - posao se uopšte ne obavi.
Jednoj osobi je posao dodeljen ali druga osoba to ne zna - i nije spremna da sarađuje.
Dne osobe misle da sa baš one odgovorne za posao, pa drugim ljudima daju uputstva koja su međusobno suprotstavljena.

Kada odgovornost nije precizirana, ili kada postoji nesaglasnost između odgovornosti i ovlašćenja, mnogo vremena i napora je uzaludno izgubljeno.

Pitanje odgovornosti je u suštini pitanje opisa poslova. Kada opis poslova ne postoji ili je neadekvatan, mogućnosti za preklapanja odgovornosti i sukobe naglo rastu. Rešenje je u preciziranju opisa poslova!
Ovlašćenja, nasuprot tome, predstavljaju snagu i moć da se sprovedu zadaci za koje je menadžer odgovoran. Veoma često se, međutim, dešava da menadžerima budu delegirane odgovornosti bez odgovarajućih ovlašćenja, što ih stavlja u vrlo težak položaj.

17. SLABA KOMUNIKACIJA

Osnovni cilj komunikacije je da be omogući uspešna razmena misli, informacija i ideja. Nerazumevanje ili pogrešno razumevanje makar jedne reci, u stanju je da stvori veliki problem.

Bez obzira da li razgovarate sa osobom u "Četiri oka", sa članovima svog tima, pišete pismo, telefonirate ili pak držite govor pred većim brojem ljudi, vodite računa da:

• imate pred sobom jasan cilj (nesigurnost se u komunikaciji jasno oseti)
• izaberete najbolji način komunikacije (pismo, telefon, razgovor itd.)
• budete potpuno jasni (drugi treba da razumeju vaš stav, a ne da budu impresionirani vašim rečnikom)
• na kraju zatražite od sagovornika potvrdu daje razumeo vašu poruku

Kada ste, pak, vi slušalac:

• budite spremni da saslušate svog sagovornika - bez predrasuda
• ne reagujte emotivno, (čak i ako za to imate povod ) obratite pažnju na ključne tačke - ignorišite ono što je beznačajno
• postavljajte pitanja
• pratite i tumačite "govor tela": pokrete, izraze lica, ton
• čitajte između redova (šta nije rečeno?)
• ne prekidajte svog sagovornika

18. NEKVALITETNI SISTEM KONTROLE I IZVEŠTAVANJA

Kontrola je sastavni deo svakog velikog projekta, a najbolje sredstvo kontrole su periodični izveštaji. Bez obzira da li sami vodite projekat ili ste ga delegirali drugoj osobi, izveštaji treba da omoguće da se u svakom trenutku zna stanje projekta u odnosu na zacrtane ciljeve, da se utvrde eventualna odstupanja od plana, kao i da se na vreme uoče problemi - kako bi mogle da se sprovedu korektivne mere. Izveštaji mogu da se podnose tromesečno, mesečno, nedeljno, čak i dnevno - ako za to ima potrebe. U tom slučaju rok za podnošenje izveštaja je istovremeno rok za završetak određenog dela posla, što predstavlja snažan pritisak i motiv da se posao odvija prema planu.

19. NEPOTPUNE INFORMACIJE

Svi smo se ponekad našli u situacijama kada smo bili "zaglavljeni", jer nam je nedostajala neka važna informacija.
Da bi bili sigurni da ćete dobiti informaciju na vreme,
potrebno je preduzeti određene korake:
• utvrditi koje Informacije će vam biti potrebne, u svakoj fazi posla posebno
• iz kog odeljenja ili od koje osobe informacija treba da stigne
• odredite ko će od vaših podređenih biti odgovoran za prikupljanje materijala i informacija
• odredite vreme kada ćete zatražiti informaciju, imajući u vidu vreme potrebno za njeno pribavljanje
• razmotrite opcije koje mogu dovesti do kašnjenja, kako da ih sprečite, da li postoje alternativni izvori informacija?

Naravno, ne zaboravite da je saradnja "dvosmerna ulica" - kada drugi od vas traže informacije, reagujte odmah!

20. PUTOVANJA

Za ljude koji su organizovani, putovanja ne moraju da budu "potrošači" vremena. Naprotiv, ona čak mogu da uštede vreme! Putovanje avionom ili drugim prevoznim sredstvom, može vam obezbediti sat ili više vremena nesmetanog rada; bez prekida, telefonskih poziva, sastanaka....

Sat vremena bez uznemiravanja može da se iskoristi produktivnije nego 3 sata uobičajenog rada u kancelariji. Ipak, kada razmišljate o putu, evo nekoliko saveta:

• treba da se zapitate da li je putovanje zaista neophodno -možda se isti cilj može postići pismom ili telefonskim razgovorom
• pozovite poslovnog partnera da on poseti vas. Imaćete na "dohvat ruke" sve potrebne informacije i sve uslove za kvalitetnu prezentaciju
• razmislite da li je neophodno vaše prisustvo. Možda je to dobra prilika za vaše perspektivne podređene da steknu dragoceno iskustvo
• odložite putovanje ako nemate sve neophodne informacije, ili ako niste sigurni da će biti prisutna osoba koja donosi odluku
• maksimalno iskoristite vreme provedeno na putu (zakažite još neke poslovne sastanke ili kontakte)
• iskoristite vreme na putu za čitanje stručne literature
• dogovorite se sa podređenima šta treba da se uradi dok ste na putu.

ZAŠTO JE POTREBNO UPRAVLJANJE VREMENOM?

Analizom 20 najvećih "potrošača" vremena, spremnošću da se sa njima "uhvatimo u koštac" i da ih savladamo, može se dnevno dobiti, kažu stručnjaci najmanje jedan sat dnevno, a verovatno i puna dva sata! Pravo pitanje glasi: Šta biste uradili sa ta dua "zarađena" sata? Ako biste preuzeli nove poslove i upali u vrtlog novih aktivnosti, obaveza i stresova, svrha napora koje bi učinili da upravljate svojim vremenom, bila bi potpuno "promašena"! Vrednost upravljanja vremenom nije u pukoj kontroli vremena, već u načinima da efikasno koristeći vreme poboljšate svoj život. Kvalitetno upravljanje vremenom treba da se odrazi na četiri važna momenta u vašim životima:

1. SMANJENJE STRESA
Kao što znamo, svaki nedostatak vremena dovodi do stresa! Pokušaj da se što više poslova obavi sa što manje vremena dovodi do brzopletosti u odlukama i akcijama; planiranje praktično ne postoji, instinkt zamenjuje razmišljanje; rokovi se prekoračuju i od efikasnosti nije ostalo ništa...ali zato organizam trpi strahovit pritisak. Zbog toga je upravljanje vremenom prevencija u borbi protiv stresa. Eliminišite razloge koje dovode do stresa, pa stresa neće ni biti. Zvuči logično - zar ne ?

2. RAVNOTEŽA IZMEĐU LIČNOG I POSLOVNOG ŽIVOTA
Zbog neadekvatnog upravljanja vremenom, mnogi ljudi rade prekovremeno jer svoje poslove ne mogu da završe u okviru radnog vremena. Posledice na privatni život mogu biti katastrofalne. Zbog toga je dobro korišćenje vremena uslov za uravnotežen lični i poslovni život - a to znači dovoljno vremena i energije za posao - isto tako za kuću, porodicu i samog sebe!

3. POVEĆANJE PRODUKTIVNOSTI
Produktivnost predstavlja odnos između utrošenih resursa i ostvarenih rezultata. Kako je vreme jedinstveni resurs koji se ne može vratili i koji se troši istog momenta kada se dobije, od njegovog efikasnijeg korišćenja zavisi i vaša produktivnost. Ukoliko u istom vremenskom periodu obavite više poslova - vi ste produktivniji!

4. POSTIZANJE CILJEVA
Jedna izreka kaže: "Ako ne znate kuda idete, nije važno kojim putem ste krenuli". Zbog toga, ljudi koji nemaju jasne ciljeve, nemaju mnogo problema sa vremenom. Naravno, ne treba pomenuti da su njihova ostvarenja ravna nuli. Ljudima koji imaju ciljeve, potrebna je kontrola nad vremenom da bi te ciljeve postigli.!

Na kraju, treba reći da termin "upravljanje vremenom" nije najprecizniji - zbog toga što mi u suštini ne možemo da "upravljamo vremenom". Mi možemo samo da upravljamo sobom - u odnosu na vreme! Ne možemo da kontrolišemo koliko vremena imamo na raspolaganju - možemo da kontrolišemo samo kako i na koji način ćemo ga koristiti!