Ako želite
da svojim vremenom upravljate efikasnije, prvi i neizbežni korak
je da precizno utvrdite kako ga trenutno koristite!
Jedini pravi način je da vodite precizni dnevnik SVIH svojih,
pa i najmanjih aktivnosti. Bez takvog, detaljnog rasporeda svih
aktivnosti, ne možete imati realističnu sliku gde vam zaista
vreme odlazi. Ovakav pregled "potrošnje vremena" se
vodi najmanje tri dana uzastopno. Kada taj raspored analizirate,
bićete iznenađeni koliko ste vremena izgubili!
Efikasnog upravljanja vremenom nema bez planiranja. Planiranje
vašeg radnog dana je pojedinačno najmoćnije sredstvo upravljanja
vremenom.
Umesto da njegov tok odrede sticaj okolnosti, potrebe ili
"hirovi" drugih ljudi, složićete se da
je mnogo bolje da ga odredite vi. Od pisanog plana zaista
nema vrednijeg "oruđa" u vašim rukama! Bez njega,
prepušteni ste na milost ili nemilost zahtevima drugih. Sa
njim, znate: gde se trenutno nalazite, gde bi trebalo
da budete, ali isto tako, šta da radite sa stvarima koje će
se neplanirano pojaviti tokom dana - što će se neizbežno
dogoditi.
Planiranje koje treba da posluži kao osnova vašeg upravljanja
vremenom, treba da obuhvati 4 elementa:
1. Postavljanje dugoročnih i kratkoročnih ciljeva
Ti ciljevi treba da budu visoko postavljeni, jer samo u tom
slučaju predstavljaju motiv da se pruži sve od sebe. S druge
strane, treba da budu ostvarljivi, precizno određeni, merljivi,
moraju da imaju krajnji rok, moraju da ih prihvate svi kojih
se tiču, treba da budu fleksibilni, i moraju da budu - napisani.
2. Utvrđivanje prioriteta, zasnovanih na
dugoročnoj važnosti i kratkoročnoj hitnosti. Oni ciljevi koji
su određeni kao prioriteti - treba prvi da se završe!
3. Utvrđivanje perioda dana kada imate najviše energije,
i kada ste "najsvežiji." Za te periode dana treba
da "rezervišete" one poslove koji su vam najvažniji.
4. Formulisanje dnevnog plana, kao najefikasnijeg
sredstva upravljanja vremenom, koji treba da vam posluži kao
vodič kroz svaki radni dan, i pomoć u prevladavanju neizbežnih
kriza i prekida.
20
NAJVEĆIH ˝POTROŠAČA˝ VREMENA I KAKO DA IH ELIMINIŠETE
(11-20) |
11. SASTANCI
Od svih potrošača vremena, najviše se pisalo i pričalo o sastancima.
Nema nijednog sedišta kompanija koje nemaju makar jednu veliku
salu za sastanke < neke ih imaju desetak! S druge strane,
zanimljivi su rezultati istraživanja o sastancima koje je
sprovedeno u SAD. Učesnici istraživanja kažu da ih je previše,
da su loše vođeni, da predugo traju i da se ne prate njihovi
efekti. Istraživanje je pokazalo da prosečan menadžer na sastancima
provede 10 časova nedeljno, a 90% menadžera procenjuje daje
polovina tog vremena izgubljeno uzalud. To znači daje 5 sati
nedeljno izgubljeno bez potrebe; godišnje to iznosi fascinantnih
250 sati!
Rešenje je da držite samo one sastanke koji su neophodni,
i da ih efikasno vodite.
Evo nekoliko saveta:
• procenite da lije sastanak zaista potreban.
Da li cilj možete da postignete upućivanjem poruke ili telefonskim
pozivom svim učesnicima? Da li možda održavate sastanke iz
navike, a ne zato što je potrebno? Možda bi mogli neke sastanke
da održavate svake druge nedelje, umesto jednom nedeljno?
• pripremite tačke dnevnog reda, sa unapred
određenim vremenom za svaku temu, i učesnicima podelite takav
poziv unapred. Priprema sastanka je na taj način bolja, i
diskusija će se brže odvijati
• na sastanak pozovite samo one ljude čije je prisustvo
zaista potrebno
• počnite na vreme. Ako čekate one koji kasne,
praktično ćete ih nagraditi, a kaznićete one koji su došli
na vreme. Sledeći put ni oni neće voditi računa o vremenu!
• onim učesnicima čije prisustvo više nije neophodno,
dozvolite da odu i nastave sa svojim drugim obavezama.
• ne dozvolite "ćaskanje" i druga udaljavanja
od teme
• po završetku svake teme odredite sledeći korak:
ko, kako i kada ?
• završite sastanak na vreme. Ljudi ne vole
kada im se zbog neplaniranog produženja sastanka poremete
drugi ugovoreni sastanci i obaveze
• nakon sastanka pripremite i podelite učesnicima
papire sa zaključcima koji su doneti.
12. PAPIRI
Pretpostavljalo se da će era kompjuterizacije osloboditi poslovne
ljude nepodnošljivog tereta "papirologije", međutim,
stvari su se čak i pogoršale. Kompjuteri su samo učinili da
ta brda papira izgledaju lepše, i da se "proizvode"
brže. Izveštaji se šalju na sve strane, bez mnogo razmišljanja.
Top menadžment je "bombardovan" svim vrstama dokumenata
od strane nižih nivoa, a niži nivoi su "zatrpani"
gomilama papira koji stižu odozgo!
Strah od kompjuterskih lomova nalaže da se informacije i dokumenti
čuvaju ne samo na hard diskovima i disketama, već i na papirima,
koji se nemilosrdno gomilaju - iako istraživanja pokazuju
da se samo 5% tih dokumenata uopšte pogleda u roku od narednih
godinu dana. Sta raditi sa tolikim papirima, koji samo odvlače
vreme i pažnju? Rešenje je da se brže i efikasnije
obrađuju papiri koji dolaze vama, kao i da razmislite kakve
papire sami kreirate. Probajte čak i neke nekonvencionalne
tehnike: prestanite da šaljete neke izveštaje - da vidite
da li nekome uopšte nedostaju.
Najbolje je da poštu i materijale
koji su upućeni vama, pregleda vaša sekretarica ili pomoćnik:
• ohrabrite je da sama odgovara na poštu koja se može okarakterisati
kao "rutinska"
• ako neka druga osoba iz vašeg sektora može kompetentno da
odgovori na zahteve, vaša sekretarica treba takve materijale
da prosledi toj osobi
• ako stvar nije hitna ali može da vas zanima, takve materijale
treba da odloži na mesto koje ćete kasnije pregledati
• do vas treba da dođu samo oni papiri gde je zaista
neophodna vaša pažnja. Što se tiče papira koje sami stvarate
razmislite o alternativama:
• možda uopšte ne morate da ga napišete - telefonski kontakt
ili e-mail može biti "topliji" i manje formalan,
a zahteva manje vremena
• pisanje nekih materijala delegirajte podređenima
• budite kratki i efikasni
• ne trudite se da vaša pisma ili izveštaji budu "perfektni"
- izgubićete vreme na njihovom usavršavanju a efekat nije
toga vredan
• napravite nekoliko tipiziranih varijanti svojih pisama i
izveštaja, koje kasnije možete uz malo truda individualizirati.
13. NEZAVRŠENI POSLOVI
Menadžeri koji ostavljaju za sobom nezavršene poslove, prave
ozbiljne probleme: sebi, kolegama koji zavise od njihovog
završetka, kao i čitavoj organizaciji. Prekidi, pauze, prelazak
na druge poslove, sukob prioriteta, samo su neki od simptoma
nezavršenih poslova. Za razliku od njih, menadžeri koji se
"drže" svojih poslova sve dok ih ne završe, odbijaju
bilo kakvu vrstu prekida - osim kada se radi o hitnim stvarima.
Ima mnogo situacija kada je neophodno prekinuti "tekući"
posao, ali stvar je samodiscipline da im se što pre "vratite",
kao i da ih ostavite u dobrom stanju, koje će vam omogućiti
da ih kasnije nastavite ili okončate bez problema. Zbog toga,
kada ste prekinuti usred posla zbog opravdanog razloga, nemojte
ustati i otići istog trenutka. Može se dogoditi da taj prekid
traje sat, dan ili čak duže! Pre odlaska, obavite poslove
koji će vam omogućiti nesmetani nastavak posla: završite rečenicu,
obavite telefonski razgovor, zabeležite šta ste planirali
da uradite, a materijale koji su vezani za posao koji ste
morali da prekinete ostavite na sred svog radnog stola!
14. NEDOVOLJAN BROJ LJUDI ILI
NJIHOVA NEOBUČENOST
Smanjenje broja ljudi, otpuštanja, premeštaji itd., u uslovima
nepredvidive tržišne utakmice, postali su realnost. Od menadžera
se traži da sa istim ili smanjenim brojem ljudi postižu bolje
rezultate. Zadatak je menadžera da maksimalno iskoristi
potencijale svojih ljudi, da stalno traži prostor i puteve
za poboljšanja, što podrazumeva da i sami zaposleni prihvate
koncept efikasnog upravljanja vremenom. U slučaju
da postoje članovi tima koji nemaju potrebna znanja i veštine
za obavljanje svog posla, greška je napravljena ili prilikom
njihovog izbora, ili u procesu obuke i treninga. Ako takva
osoba u timu zaista postoji, pogrešno je ništa ne preduzimati.
Prvo, zato što sama osoba ima pravo da zna da kvalitet njenog
posla nije zadovoljavajući, i da su potrebna poboljšanja.
Drugo, menadžer ima pravo da raspolaže kompetentnim ljudima.
Konačno, organizacija ima pravo da na svim pozicijama ima
kvalifikovane ljude. Pitanje dodatne obuke je odgovornost
menadžera, koji treba da prepozna potrebu za novim znanjima
i veštinama, kao i da omogući da se ta obuka sprovede.
15. DRUŽENJE I ĆASKANJE NA POSLU
Dobri međuljudski odnosi na poslu su od izuzetnog značaja.
Sposobnost da se takvi odnosi uspostave i održavaju, za neke
poslove predstavljaju čak i neophodan uslov za zaposlenje.
Ipak, ima mnogo slučajeva kada ta potreba za komunikacijom,
kolegijalnim i prijateljskim odnosima na poslu preraste u
svoju suprotnost, i postane prepreka kvalitetnom i profesionalnom
radu.
Telefonski razgovori koji nisu vezani za posao ili "posete"
čiji povod nije posao, u nekim sredinama uzeli su maha i negativno
se odražavaju na posao. Evo nekoliko saveta koji vam mogu
pomoći da ne gubite vreme na ovaj način:
• vaša sekretarica, u skladu sa vašim instrukcijama, treba
da vam prosledi samo telefonske pozive koji su vezani za posao
• ako se vaša kancelarija ili radni sto nalaze na "prometnom"
mestu, možete očekivati brojne "posetioce". Ako
možete, izaberite neku kancelariju koja nije "na putu";
držite zatvorena vrata, svoj radni sto okrenite tako da ne
gledate u one koji prolaze
• ako vaš sagovornik, čiji je motiv za dolazak posao, želi
da pokrene neke druge, neobavezne teme - vi treba da preuzmete
inicijativu i da rnu stavite do znanja da posao ima prioritet
• ako vidite da vašem stolu prilazi kolega koji je poznat
po takvim neobaveznim razgovorima, ustanite, krenite mu u
susret, napravite korak prema vratima i predložite da "proćaskate"
kasnije: za vreme pauze za kafu, pauze za ručak ili posle
radnog vremena.
16. NEDEFINISANA OVLAŠĆENJA ILI
ODGOVORNOSTI
Kada od dve osobe svaka misli da baš ona treba da obavi posao
- posao se uradi dva puta.
Kada dve osobe misle da ona druga treba da obavi posao - posao
se uopšte ne obavi.
Jednoj osobi je posao dodeljen ali druga osoba to ne zna -
i nije spremna da sarađuje.
Dne osobe misle da sa baš one odgovorne za posao, pa drugim
ljudima daju uputstva koja su međusobno suprotstavljena.
Kada odgovornost nije precizirana, ili kada postoji
nesaglasnost između odgovornosti i ovlašćenja, mnogo vremena
i napora je uzaludno izgubljeno.
Pitanje odgovornosti
je u suštini pitanje opisa poslova. Kada opis poslova ne postoji
ili je neadekvatan, mogućnosti za preklapanja odgovornosti
i sukobe naglo rastu. Rešenje je u preciziranju opisa poslova!
Ovlašćenja, nasuprot tome, predstavljaju snagu i moć da se
sprovedu zadaci za koje je menadžer odgovoran. Veoma često
se, međutim, dešava da menadžerima budu delegirane odgovornosti
bez odgovarajućih ovlašćenja, što ih stavlja u vrlo težak
položaj.
17. SLABA KOMUNIKACIJA
Osnovni cilj komunikacije je da be omogući uspešna razmena
misli, informacija i ideja. Nerazumevanje ili pogrešno razumevanje
makar jedne reci, u stanju je da stvori veliki problem.
Bez obzira da li razgovarate sa osobom u "Četiri
oka", sa članovima svog tima, pišete pismo, telefonirate
ili pak držite govor pred većim brojem ljudi, vodite računa
da:
• imate pred sobom jasan cilj (nesigurnost
se u komunikaciji jasno oseti)
• izaberete najbolji način komunikacije (pismo,
telefon, razgovor itd.)
• budete potpuno jasni (drugi treba da razumeju
vaš stav, a ne da budu impresionirani vašim rečnikom)
• na kraju zatražite od sagovornika potvrdu daje razumeo
vašu poruku
Kada ste, pak, vi slušalac:
• budite spremni da saslušate svog sagovornika - bez
predrasuda
• ne reagujte emotivno, (čak i ako za to
imate povod ) obratite pažnju na ključne tačke - ignorišite
ono što je beznačajno
• postavljajte pitanja
• pratite i tumačite "govor tela":
pokrete, izraze lica, ton
• čitajte između redova (šta nije rečeno?)
• ne prekidajte svog sagovornika
18. NEKVALITETNI SISTEM KONTROLE
I IZVEŠTAVANJA
Kontrola je sastavni deo svakog velikog projekta, a najbolje
sredstvo kontrole su periodični izveštaji. Bez obzira
da li sami vodite projekat ili ste ga delegirali drugoj osobi,
izveštaji treba da omoguće da se u svakom trenutku zna stanje
projekta u odnosu na zacrtane ciljeve, da se utvrde eventualna
odstupanja od plana, kao i da se na vreme uoče problemi -
kako bi mogle da se sprovedu korektivne mere. Izveštaji
mogu da se podnose tromesečno, mesečno, nedeljno, čak i dnevno
- ako za to ima potrebe. U tom slučaju rok za podnošenje
izveštaja je istovremeno rok za završetak određenog dela posla,
što predstavlja snažan pritisak i motiv da se posao odvija
prema planu.
19. NEPOTPUNE INFORMACIJE
Svi smo se ponekad našli u situacijama kada smo bili "zaglavljeni",
jer nam je nedostajala neka važna informacija.
Da bi bili sigurni da ćete dobiti informaciju na vreme,
potrebno je preduzeti određene korake:
• utvrditi koje Informacije će vam biti potrebne, u svakoj
fazi posla posebno
• iz kog odeljenja ili od koje osobe informacija treba da
stigne
• odredite ko će od vaših podređenih biti odgovoran za prikupljanje
materijala i informacija
• odredite vreme kada ćete zatražiti informaciju, imajući
u vidu vreme potrebno za njeno pribavljanje
• razmotrite opcije koje mogu dovesti do kašnjenja, kako da
ih sprečite, da li postoje alternativni izvori informacija?
Naravno, ne zaboravite da je saradnja "dvosmerna
ulica" - kada drugi od vas traže informacije, reagujte
odmah!
20. PUTOVANJA
Za ljude koji su organizovani, putovanja ne moraju da budu
"potrošači" vremena. Naprotiv, ona čak mogu da uštede
vreme! Putovanje avionom ili drugim prevoznim sredstvom, može
vam obezbediti sat ili više vremena nesmetanog rada; bez prekida,
telefonskih poziva, sastanaka....
Sat vremena bez uznemiravanja
može da se iskoristi produktivnije nego 3 sata uobičajenog
rada u kancelariji. Ipak, kada razmišljate o putu, evo nekoliko
saveta:
• treba da se zapitate da li je putovanje zaista neophodno
-možda se isti cilj može postići pismom ili telefonskim razgovorom
• pozovite poslovnog partnera da on poseti vas. Imaćete na
"dohvat ruke" sve potrebne informacije i sve uslove
za kvalitetnu prezentaciju
• razmislite da li je neophodno vaše prisustvo. Možda je to
dobra prilika za vaše perspektivne podređene da steknu dragoceno
iskustvo
• odložite putovanje ako nemate sve neophodne informacije,
ili ako niste sigurni da će biti prisutna osoba koja donosi
odluku
• maksimalno iskoristite vreme provedeno na putu (zakažite
još neke poslovne sastanke ili kontakte)
• iskoristite vreme na putu za čitanje stručne literature
• dogovorite se sa podređenima šta treba da se uradi dok ste
na putu.
ZAŠTO JE POTREBNO UPRAVLJANJE
VREMENOM?
Analizom 20 najvećih "potrošača" vremena, spremnošću
da se sa njima "uhvatimo u koštac" i da ih savladamo,
može se dnevno dobiti, kažu stručnjaci najmanje jedan sat
dnevno, a verovatno i puna dva sata! Pravo pitanje glasi:
Šta biste uradili sa ta dua "zarađena" sata? Ako
biste preuzeli nove poslove i upali u vrtlog novih aktivnosti,
obaveza i stresova, svrha napora koje bi učinili da upravljate
svojim vremenom, bila bi potpuno "promašena"!
Vrednost upravljanja vremenom nije u pukoj kontroli vremena,
već u načinima da efikasno koristeći vreme poboljšate svoj
život. Kvalitetno upravljanje vremenom treba da se
odrazi na četiri važna momenta u vašim životima:
1. SMANJENJE STRESA
Kao što znamo, svaki nedostatak vremena dovodi do stresa!
Pokušaj da se što više poslova obavi sa što manje vremena
dovodi do brzopletosti u odlukama i akcijama; planiranje praktično
ne postoji, instinkt zamenjuje razmišljanje; rokovi se prekoračuju
i od efikasnosti nije ostalo ništa...ali zato organizam trpi
strahovit pritisak. Zbog toga je upravljanje vremenom prevencija
u borbi protiv stresa. Eliminišite razloge koje dovode do
stresa, pa stresa neće ni biti. Zvuči logično - zar ne ?
2. RAVNOTEŽA IZMEĐU LIČNOG I POSLOVNOG ŽIVOTA
Zbog neadekvatnog upravljanja vremenom, mnogi ljudi rade prekovremeno
jer svoje poslove ne mogu da završe u okviru radnog vremena.
Posledice na privatni život mogu biti katastrofalne. Zbog
toga je dobro korišćenje vremena uslov za uravnotežen lični
i poslovni život - a to znači dovoljno vremena i energije
za posao - isto tako za kuću, porodicu i samog sebe!
3. POVEĆANJE PRODUKTIVNOSTI
Produktivnost predstavlja odnos između utrošenih resursa i
ostvarenih rezultata. Kako je vreme jedinstveni resurs
koji se ne može vratili i koji se troši istog momenta kada
se dobije, od njegovog efikasnijeg korišćenja zavisi
i vaša produktivnost. Ukoliko u istom vremenskom periodu obavite
više poslova - vi ste produktivniji!
4. POSTIZANJE CILJEVA
Jedna izreka kaže: "Ako ne znate kuda idete, nije
važno kojim putem ste krenuli". Zbog toga, ljudi
koji nemaju jasne ciljeve, nemaju mnogo problema sa vremenom.
Naravno, ne treba pomenuti da su njihova ostvarenja ravna
nuli. Ljudima koji imaju ciljeve, potrebna je kontrola nad
vremenom da bi te ciljeve postigli.!
Na kraju, treba reći da termin "upravljanje vremenom"
nije najprecizniji - zbog toga što mi u suštini ne možemo
da "upravljamo vremenom". Mi možemo samo
da upravljamo sobom - u odnosu na vreme! Ne možemo da kontrolišemo
koliko vremena imamo na raspolaganju - možemo da kontrolišemo
samo kako i na koji način ćemo ga koristiti!
|