12.
GREŠKA: NE DOZVOLJAVATE ˝PRAVO NA GREŠKU˝
"Pravo na grešku" je jedno od osnovnih "demokratskih"
prava koje je afirmisano u modernim organizacijama, jer je to
ne samo najbolji način da zaposleni nauče svoj posao, već i
dobar put da se zaposlenima omogući da "istražuju"
nove opcije i pronalaze bolja rešenja u postupku rada od onih
koja trenutno postoje. Naravno, postoje greške koje moraju da
se izbegnu i gde ne sme da se dozvoli bilo kakav rizik, ali
postoje i oblasti rada u kojima zaposlenima treba omogućiti
da eksperimentišu, jer koristi koje mogu proisteći prevazilaze
eventualnu štetu koja može nastati. Jedan od načina da se izbegnu
greške, a da se ne "guše" inovacije i kreativnost
zaposlenih je da se omogući otvorena razmena ideja i predloga
između zaposlenih, i da im se na taj način omogući da uče jedni
od drugih. Očigledno je, međutim, da neke greške ne nastaju
kao posledica nastojanja da se stvari poboljšaju, već jednostavno
zato što ljudi ne znaju da urade posao kako treba ili zato što
su vremenom postali nepažljivi i previše opušteni. Da bi se
ovakve greške sprečile, treba povremeno analizirati rad u sektoru,
utvrditi koje se greške najčešće prave, i na osnovu toga napraviti
plan kako da se one eliminišu. Pritom, važno je reći da
zaposleni imaju pravo da naprave grešku, ali istu grešku - samo
jedanput.
Svaka promena ili poboljšanje u sebi sadrži rizik od neuspeha,
ali stvari sigurno neće krenuti na bolje, ukoliko ponekad
ne dopustite mogućnost da krenu na gore. Od menadžera, njegove
veštine, strpljenja i hrabrosti zavisi da li će umeti da nade
pravu meru i ravnotežu između potrebe da u važnim segmentima
posao bude siguran i zaštićen, i potrebe da zaposleni uče i
da se razvijaju, da imaju mogućnost da pokažu inicijativu i
kreativnost.Upravo ovakva znanja i dobar osećaj odvajaju najuspešnije
menadžere od onih prosečnih.
13. GREŠKA: NAJIZAZOVNIJE
POSLOVE ZADRŽAVATE ZA SEBE
Razlozi zbog kojih ljudi dolaze na menadžerske pozicije najčešće
leže u njihovoj stručnosti, sposobnosti da razumeju proces
rada, spreče ozbiljne greške, ali isto tako i pre svega da
upravljaju ljudima. Mnogi menadžeri, međutim, ne
mogu da odole izazovu da najzanimljivije ili najizazovnije
poslove zadrže za sebe - umesto da ih delegiraju.
Na taj način
prave tri greške:
- stavljaju se u istu ravan sa svojim podređenima, "konkurišu"
im i takmiče sa njima, što je veoma pogrešno
- sprečavaju svoje ljude da se bave izazovnim poslovima
i samim tim im uskraćuju priliku da se razvijaju, što samo
prouzrokuje njihovo nezadovoljstvo
- ne bave se svojim pravim, menadžerskim poslom -
a to je rad sa svojim ljudima.
14. GREŠKA: NE
KONTROLIŠETE POSAO KOJI STE DELEGIRALI
Delegiranje poslova podređenima je jedan od najvažnijih
menadžerskih poslova. Menadžer jedini ima na raspolaganju
ljude kao resurs i to je ono što ga čini jedinstvenim i specifičnim.
Ukoliko ne delegira poslove, u organizaciji nastaje "zagušenje",
a ukoliko ne kontroliše šta se dešava sa poslovima koje je
delegirao, nastaje haos. Takođe je veoma važno pronaći
pravu meru kontrole i ravnotežu između slobode koju imaju
podređeni i stepena kontrole koju vrši menadžer. To nimalo
nije lako i dobrim delom zavisi od iskustva i "osećaja"
koji menadžer ima.
Važno je da se podređenom što preciznije objasni u čemu se
sastoji delegirani posao, šta tačno od njega tražite da uradi
i dokle sežu njegova ovlašćenja. Neophodno je da mu kažete
šta može da uradi, a za šta nije ovlašćen,
i zašto. Objasnite podređenom na koji način i kada ćete
vršiti kontrolu. Vaš konačni cilj treba da bude da vaši
podređeni budu toliko kompetentni da se potreba za kontrolom
njihovog rada neprestano smanjuje, sve dok u njih ne steknete
toliko poverenje da možete da budete sigurni da će potpuno,
pouzdano, kvalitetno i samostalno obaviti posao od početka
do kraja.
15. GREŠKA: LOŠE
URAĐEN POSAO JEDNOG PODREĐENOG DAJETE DRUGOM DA GA ISPRAVI
Da bi zaposleni unapredio kvalitet svog rada potrebno je da
bude motivisan da to uradi, a to će se dogoditi u dva slučaja:
ako mu se zapreti nekom vrstom kazne (gubitak posla,
kritika itd.) ili ako mu se obeća neka nagrada ili priznanje.
Dugoročno, uvek je bolje ljude motivisati pozitivnim
efektima.
Ako loše urađen posao jednog podređenog dodelite drugom da
ga završi, niste postigli mnogo, sem što ste podređenom "poručili"
da će se uvek naći neko da popravi "stvar".
Umesto toga, važno je da podređenom pre početka posla jasno
saopštite da je on odgovoran za uspešno obavljanje posla.
U slučaju da posao ipak nije obavljen kako treba, vratite
ga podređenom na doradu. Ako mu je potrebna pomoć ili
savet, zadužite nekog iskusnijeg kolegu da zajednički utvrde
greške koje je podređeni napravio i da mu svojim savetima
i instrukcijama pomogne da završi posao. Podređeni
moraju kroz rad da nauče da obavljaju svoj posao na zadovoljavajući
način - i to je jedini ispravan put.
16. GREŠKA: NE
INFORMIŠETE PODREĐENOG
Jedan od "pravih" i važnih menadžerskih poslova
je da obezbedite da vaši podređeni imaju sve potrebne resurse
za uspešno obavljanje svog posla. U mnogim slučajevima ti
resursi su znanje i informacije iz oblasti kojima se bave.
Posao menadžera je isto tako da pravi selekciju i "filtrira"
informacije, kako bi ljudima na raspolaganju bile one informacije
koje su zaista relevantne, i koje njegovi ljudi treba da znaju.
Kako se ne bi dogodilo da se zbog nedostatka informacija vaši
ljudi i vaš posao nađu u teškoj situaciji (iako ste vi možda
raspolagali informacijom, ali je niste smatrali važnom ili
ste je jednostavno zaboravili), morate da vodite računa o
sledećem:
- budite u toku sa poslovima i zadacima svojih podređenih
jer ćete tako moći da imate uvid u informacije koje njima
mogu biti od koristi, a koje vi možete da pribavite
- zapišite informacije do kojih dođete, a koje mogu
biti od koristi vašim ljudima (posebno zato što se do informacija
često dolazi slučajno, u neformalnim razgovorima, i zato što
se veoma lako zaborave)
- potrudite se da sa svojim podređenima uspostavite kanale
redovne komunikacije u kojima ćete ih redovno informisati
o svim relevantnim događajima (a to savremena tehnologija
sa lakoćom omogućava).
Ponekad se dogodi da nepotpuna informacija proizvede
gore efekte nego da informacije uopšte nije bilo, o čemu takođe
treba da vodite računa. Ako se tok informacija u
firmi uporedi sa cevi na čijem se jednom kraju nalaze vaši
podređeni a na drugom kraju vaš šef, vaša uloga kao menadžera
se može uporediti sa funkcijom koju ima ventil. Ako
ventil ne radi kako treba, sistem ne može da funkcioniše.
Ako je ventil potpuno otvoren, obe strane su pretrpane
bezbrojnim informacijama medu kojima je teško razabrati one
prave. Ako je zatvoren, oba kraja će da "presuše"
i zarđaju.
17. GREŠKA: ZANEMARUJETE
PREDLOGE SVOJIH PODREĐENIH
Zahvaljujući tome što svakodnevno rade svoj posao, komuniciraju
sa mnogim ljudima na terenu ili se suočavaju sa praktičnim
problemima, zaposleni vrlo često imaju informacije i uvid
u situaciju koji su nedostupni višim nivoima menadžmenta.
Ako međutim ignorišete ili omalovažavate njihove ideje i predloge,
lišavate se mogućnosti da unapredite rad svoje firme. Kada
podređeni konstatuju da ne pridajete nikakav značaj njihovim
sugestijama - one će "presušiti" i potpuno nestati.
Najsigurniji način da sprečite svaku inicijativu ili da čujete
drugačije tonove od strane svojih podređenih je da se ponašate
defenzivno kada vas neko kritikuje ili kaže nešto što vam
se ne dopada. Moderan koncept menadžmenta je upravo suprotan
od ovog, i sastoji se u stalnoj komunikaciji sa zaposlenima
i stalnom preispitivanju i traganju za boljim rešenjima. Posebno
je značajno da saslušate predloge i ideje podređenih koje
su drugačije od vaših, ili su pak u potpunoj suprotnosti sa
njima. Kažite eksplicitno svojim podređenima da su svaki njihov
komentar, kritika ili neslaganje dobrodošli, da ćete ih shvatiti
ozbiljno i zajednički analizirati. Time ćete stvoriti opuštenu
i konstruktivnu atmosferu u kojoj će se rasplamsati dobre
ideje. Morate da ohrabrite svoje podređene da koriste mozak,
jer ga u suprotnom neće koristiti.
Mnoge krize i propusti mogu da se preduhitre i spreče
tako što ćete pažljivo pratiti i slušati signale koje vam
šalju zaposleni. Ako međutim vi o tome ne brinete, neće ni
oni!
18. GREŠKA: UPRAVLJATE
SVOJIM TIMOM NA TRADICIONALAN NAČIN
Moderne organizacije formiraju timove kako bi se iskoristila
kompetentnost zaposlenih i njihova sposobnost da u timovima
rade samostalno i konstruktivno, i da donose dobre poslovne
odluke. U moderno koncipiranim timovima "klasična"
uloga menadžera je prevaziđena i treba da bude zamenjena ulogom
trenera ili moderatora. U timovima "novog"
doba, njegova uloga nije dominantna, već se sastoji u tome
da obezbedi da članovi tima savladaju sve potrebne veštine,
da su motivisani na pravi način i da imaju svu potrebnu opremu
i resurse kako bi obavili svoj posao. Njegov zadatak je da
u početku rada tima vodi računa da tim "prođe"
kroz sve faze koje dovode do uspešne odluke. Tom prilikom
on više postavlja pitanja nego što "konstatuje".
On ne govori članovima tima šta da rade, već ih podstiče da
uspešnom komunikacijom i interakcijom zajednički dođu do najbolje
odluke. Da bi se grupa ljudi smatrala timom, potrebno je mnogo
više od prostog okupljanja i razgovora. Pojedinci u tima moraju
da nauče da rade zajedno i zavise jedan od drugoga. Moraju
da prihvate suprotstavljena gledišta, nauče da ih prevaziđu
i iz njih izvuku korist. Moraju da steknu sve potrebne veštine
koje će im omogućiti da sami raspoređuju poslove u okviru
tima, kontrolišu njegov rad i čak procenjuju i vrednuju pojedinačni
učinak svakog člana. Konačni cilj je da timovi upravljaju
samim sobom a da se menadžer bavi drugim menadžerskim poslovima.
19. GREŠKA: NE
ZASTUPATE INTERESE PODREĐENIH PRED SVOJIM ŠEFOM
Jedna od vaših važnih uloga je da predstavljate vezu i sponu
između vašeg šefa i vaših podređenih. Vaša obaveza je da svog
šefa informišete o radu i sposobnostima svojih podređenih,
kao i da osigurate da vaši podređeni razumeju odluke koje
su doneli vaši pretpostavljeni. Na koji način će vaše informacije
biti primljene zavisi od toga na koji način ih saopštite.
Vaši podređeni su često izloženi kritikama sa različitih strana:
od strane vašeg šefa, kupaca koji se uvek na nešto žale, drugih
odeljenja itd. Nekada su te kritike opravdane, ali vrlo često
i nisu. U svakom slučaju, nemojte dozvoliti da potpadnete
pod uticaj i autoritet svog šefa i pridružite se tim kritikama,
posebno ako niste sigurni da za to postoje opravdani razlozi.
Od vas vaši podređeni očekuju da budete njihova prva i najbolja
odbrana. Ako podređeni ne mogu da računaju da će
njihovu kompetentnost, ugled i interese da brani njihov menadžer,
mogu da zaključe da međusobno poverenje i podrška nikada nisu
bili iskreni. Za vreme tog perioda vašim ljudima su potrebni
ohrabrenje i podrška, a ne novi talasi kritika. Ukoliko utvrdite
da su kritike opravdane, vi ste taj koji treba da ih objektivno
i pošteno proceni. Ako utvrdite da postoje problemi u vašem
timu, identifikujte ih i preduzmite aktivnosti za njihovo
prevazilaženje i uklanjanje. Svakako da ne treba da bežite
od kritika svojih podređenih, ali se to radi u razgovorima
"u četiri oka" i u okviru svog tima. Vaša uloga
se ne iscrpljuje samo u zaštiti podređenih pred šefom, već
i u njihovoj afirmaciji i pohvalama koje čete pred njim
izreci, naravno ukoliko je oni zaslužuju zbog svog dobrog
rada, ponašanja, korisnih predloga i inovacija.
20. GREŠKA: NE
URADITE ONO ŠTO KAŽETE
Uvek je pogrešno kada ne uradite nešto što ste se obavezali
- u vreme kada ste se obavezali, a posebno kada se radi o
vašim podređenima. Ako nekoliko puta ne uradite ono što ste
obećali, ljudi će početi da veruju da ne mogu da računaju
na vas. Ako ne mogu da računaju na vas, neće da vam veruju,
a ako vam ne veruju nastojaće da sa vama imaju što manje posla.
Držanje reč! je jedan od osnovnih elemenata koji
čine integritet i kredibilitet ličnosti, bez kojih se ne može
zamisliti moderni menadžer. Zbog toga je važno da se uvek
držite obaveza koje ste preuzeli i da uradite ono što ste
obećali da ćete uraditi, u vreme kada ste obećali.
Vi možda ne možete da kontrolišete mnoge aspekte posla: poslovnu
politiku kompanije, odluke svog šefa, tržišne uslove itd.,
ali možete da kontrolišete svoje ponašanje, da stojite iza
svojih reći, i da se potrudite da se na isti način ponašaju
ljudi koji su vama podređeni.
21. GREŠKA: SA
SVIMA PODREĐENIMA SE PONAŠATE NA ISTI NAČIN
Činjenica je da se ljudi međusobno veoma razlikuju: neki
žele autonomiju u poslu - drugi vole da im se kaže šta treba
da rade, neki vole da rizikuju - drugi žele da izbegnu rizik
po svaku, cenu, nekima je osnovni kriterijum za posao plata
- drugima je najvažnije daje posao zanimljiv itd. Jedan
od osnovnih ciljeva menadžera treba da bude da upozna svoje
ljude kao individue, da ih razume, da prihvati da se međusobno
razlikuju i da na osnovu tih razlika razgovara i rukovodi
sa svakim od njih na različit način. Ako sa svakim od njih
razgovara na isti način, ne vodeći računa o razlikama koje
između njih postoje, pravi ogromnu grešku. Nesumnjivo je vaš
zadatak da vaši podređeni obavljaju zadatke koje ste im poverili,
ali je isto tako važno da oni pritom budu zadovoljni, a to
u velikoj meri zavisi od vas. Sa svakim pojedincem morate
da razgovarate na način koji će uvažiti njegove vrednosti,
bilo da je to autonomija u poslu, napredovanje, sigurnost
ili priznanja. Može se čak sa sigurnošću reći da će
posao krenuti nizbrdo, ukoliko vaši podređeni nisu zadovoljni.
22. GREŠKA: KRITIKUJETE
LIČNOST, A NE PONAŠANJE ZAPOSLENOG
Karakter i priroda svakog čoveka su njegova lična stvar. Vaš
posao kao menadžera je da se skoncentrišete na njegov rad
i načine kako da se taj rad poboljša. Svi znamo da je veoma
teško promeniti se, ali je mnogo lakše promeniti
svoje ponašanje nego promeniti svoj karakter. Svi smo mi u
stanju da promenimo širok dijapazon svojih ponašanja ukoliko
znamo koje ponašanje treba da promenimo i ukoliko za to imamo
motiv. Zbog toga je važno da menadžeri svoje kritike upute
na račun konkretnog ponašanja podređenog, a ne na njegovu
ličnost. Koncentrišite se na ono stoje loše uradio ili ono
što je trebao da uradi. Utvrdite koje ponašanje na poslu treba
da promeni, potkrepite to činjenicama ("Ove nedelje
si tri puta kasnio sa svojim izveštajima!" -a ne
"Ti si lenj, nepouzdan i površan!"), i
nastojte da podređeni izričito prihvati obavezu i odgovornost
da promeni svoje ponašanje. Ovaj princip treba da važi i kada
hvalite svoje podređene. Oni su dobri radnici zato što dobro
obavljaju konkretne poslove i zbog toga se koncentrišite na
njihov rad. Nemojte da im govorite: "Ti si sjajan
radnik˝. Kažite im: " Veoma cenim što uvek završiš
sve poslove na vreme!˝.
23. GREŠKA: KRITIKUJETE
PRE NEGO ŠTO PRIKUPITE ČINJENICE
Nemojte nikada da zaboravite da se velike greške koje menadžeri
čine vrlo često dešavaju zbog toga što su preduzeli akciju
pre nego što su prikupili sve potrebne činjenice. Nepisano
je pravilo da se na osnovu nepotpunih informacija donose pogrešne
odluke. Kada čujete da je neki od vaših podređenih napravio
ozbiljnu grešku, da nije uradio ono što je rekao, da je prekršio
pravila kompanije ili vašu naredbu, vaš prvi unutrašnji impuls
vas navodi da se odmah reagujete u skladu sa onim što ste
čuli. Ukoliko, međutim, ne volite da se izvinjavate, ili ukoliko
ne želite da vas vaši podređeni izbegavaju, ovo je poslednja
stvar koju treba da uradite. Šta onda treba da uradite?
1. Konstatujte da su informacije kojima raspolažete ograničene
i da nisu dovoljne da donesete odluku.
2. Emocije ostavite po strani. Prošetajte se, završite izveštaj,
zatvorite vrata kancelarije i "vičite na ceo svet",
ali nemojte da donosite nikakvu odluku pre nego što se smirite.
3. Pre nego što vaš podređeni uđe u kancelariju, mentalno
se pripremite da čujete i njegovu stranu priče.
4. Sastanite se sa podređenim, kažite mu šta ste čuli, i pustite
ga da on kaže svoju verziju. Saslušajte ga pažljivo i postavljajte
mu pitanja koja će vam pomoći da razjasnite situaciju.
5. Ako je potrebno prikupite još činjenica, i nakon toga donesite
odluku. Ovo naravno ne znači da prema podređenima ne treba
da budete oštri ili strogi kada je to potrebno, ili da upadnete
u "paralizu zbog analize". Ono što vi želite
je da donesete inteligentnu odluku - a to ne možete da uradite
ako ne raspolažete činjenicama.
24. GREŠKA: UPRAVLJATE
POMOĆU STRAHA I KRITIKA
Mnogi menadžeri veruju da će njihovi podređeni postizati najbolje
rezultate ako rukovode na autoritaran način koji karakterišu
stalne kritike. Ovakav način razmišljanja je veoma pogrešan
jer ako se podređenima stalno "prebacuje" i preti,
njihova reakcija će biti da se povuku u sebe i svoj posao
"odrade" na način koji će ih poštedeti kritika,
ali ništa više od toga. Od podređenih koji rade u takvom ambijentu
ne mogu da se očekuju bilo kakve ideje ili inicijative. U
kritikama, takođe, nema ništa konstruktivno, i u njima se
ne ukazuje na koji način podređeni mogu da poboljšaju svoj
rad. Ako želite da vaši podređeni rade vredno i kvalitetno,
kritike nisu dobar način da to ostvarite. Umesto toga,
postavite jasne standarde prema kojima ćete meriti njihov
rad, razvijte stalnu i dobronamernu komunikaciju sa svojim
ljudima, obaveštavajte ih o svojim utiscima o njihovom radu,
i ono što je vrlo važno, pohvalite ih i nagradite za dobar
i uspešan rad. Nemojte dozvoliti da se vaš stil
upravljanja zasniva na kritikama i strahu zaposlenih.
Pružite podršku svojim ljudima, ohrabrite ih i pomozite
im, jer je to jedini način da oni, a preko njih i vi budete
uspešni!
|