Uspešan menadžer je inteligentna i produhovljena osoba koja odiše elegancijom, dostojanstvom i razvijenom sklonošću prema igri. Voli da pobedjuje, ali se pritom ne koristi nečasnim ili prljavim potezima. Oseća snažnu sklonost prema rešavanju problema. Krase ga znanje, nezavisno ali fleksibilno mišljenje, visoka motivisanost, radoznalost i smisao za humor.
 
 
    

 NAJVEĆE GREŠKE U MENADŽMENTU II

 
Greške su sastavni deo života i ne možete da ih izbegnete. Ostaje vam da se nadate da neće biti preskupe i da ih nećete ponoviti.

 

Lee lacocca - biznismen
 
12. GREŠKA: NE DOZVOLJAVATE ˝PRAVO NA GREŠKU˝

"Pravo na grešku" je jedno od osnovnih "demokratskih" prava koje je afirmisano u modernim organizacijama, jer je to ne samo najbolji način da zaposleni nauče svoj posao, već i dobar put da se zaposlenima omogući da "istražuju" nove opcije i pronalaze bolja rešenja u postupku rada od onih koja trenutno postoje. Naravno, postoje greške koje moraju da se izbegnu i gde ne sme da se dozvoli bilo kakav rizik, ali postoje i oblasti rada u kojima zaposlenima treba omogućiti da eksperimentišu, jer koristi koje mogu proisteći prevazilaze eventualnu štetu koja može nastati. Jedan od načina da se izbegnu greške, a da se ne "guše" inovacije i kreativnost zaposlenih je da se omogući otvorena razmena ideja i predloga između zaposlenih, i da im se na taj način omogući da uče jedni od drugih. Očigledno je, međutim, da neke greške ne nastaju kao posledica nastojanja da se stvari poboljšaju, već jednostavno zato što ljudi ne znaju da urade posao kako treba ili zato što su vremenom postali nepažljivi i previše opušteni. Da bi se ovakve greške sprečile, treba povremeno analizirati rad u sektoru, utvrditi koje se greške najčešće prave, i na osnovu toga napraviti plan kako da se one eliminišu. Pritom, važno je reći da zaposleni imaju pravo da naprave grešku, ali istu grešku - samo jedanput.

Svaka promena ili poboljšanje u sebi sadrži rizik od neuspeha, ali stvari sigurno neće krenuti na bolje, ukoliko ponekad ne dopustite mogućnost da krenu na gore. Od menadžera, njegove veštine, strpljenja i hrabrosti zavisi da li će umeti da nade pravu meru i ravnotežu između potrebe da u važnim segmentima posao bude siguran i zaštićen, i potrebe da zaposleni uče i da se razvijaju, da imaju mogućnost da pokažu inicijativu i kreativnost.Upravo ovakva znanja i dobar osećaj odvajaju najuspešnije menadžere od onih prosečnih.

 

13. GREŠKA: NAJIZAZOVNIJE POSLOVE ZADRŽAVATE ZA SEBE

Razlozi zbog kojih ljudi dolaze na menadžerske pozicije najčešće leže u njihovoj stručnosti, sposobnosti da razumeju proces rada, spreče ozbiljne greške, ali isto tako i pre svega da upravljaju ljudima. Mnogi menadžeri, međutim, ne mogu da odole izazovu da najzanimljivije ili najizazovnije poslove zadrže za sebe - umesto da ih delegiraju.

Na taj način prave tri greške:

- stavljaju se u istu ravan sa svojim podređenima, "konkurišu" im i takmiče sa njima, što je veoma pogrešno

- sprečavaju svoje ljude da se bave izazovnim poslovima i samim tim im uskraćuju priliku da se razvijaju, što samo prouzrokuje njihovo nezadovoljstvo

- ne bave se svojim pravim, menadžerskim poslom - a to je rad sa svojim ljudima.

 

14. GREŠKA: NE KONTROLIŠETE POSAO KOJI STE DELEGIRALI

Delegiranje poslova podređenima je jedan od najvažnijih menadžerskih poslova. Menadžer jedini ima na raspolaganju ljude kao resurs i to je ono što ga čini jedinstvenim i specifičnim. Ukoliko ne delegira poslove, u organizaciji nastaje "zagušenje", a ukoliko ne kontroliše šta se dešava sa poslovima koje je delegirao, nastaje haos. Takođe je veoma važno pronaći pravu meru kontrole i ravnotežu između slobode koju imaju podređeni i stepena kontrole koju vrši menadžer. To nimalo nije lako i dobrim delom zavisi od iskustva i "osećaja" koji menadžer ima.
Važno je da se podređenom što preciznije objasni u čemu se sastoji delegirani posao, šta tačno od njega tražite da uradi i dokle sežu njegova ovlašćenja. Neophodno je da mu kažete šta može da uradi, a za šta nije ovlašćen, i zašto. Objasnite podređenom na koji način i kada ćete vršiti kontrolu. Vaš konačni cilj treba da bude da vaši podređeni budu toliko kompetentni da se potreba za kontrolom njihovog rada neprestano smanjuje, sve dok u njih ne steknete toliko poverenje da možete da budete sigurni da će potpuno, pouzdano, kvalitetno i samostalno obaviti posao od početka do kraja.

 

15. GREŠKA: LOŠE URAĐEN POSAO JEDNOG PODREĐENOG DAJETE DRUGOM DA GA ISPRAVI

Da bi zaposleni unapredio kvalitet svog rada potrebno je da bude motivisan da to uradi, a to će se dogoditi u dva slučaja: ako mu se zapreti nekom vrstom kazne (gubitak posla, kritika itd.) ili ako mu se obeća neka nagrada ili priznanje. Dugoročno, uvek je bolje ljude motivisati pozitivnim efektima.
Ako loše urađen posao jednog podređenog dodelite drugom da ga završi, niste postigli mnogo, sem što ste podređenom "poručili" da će se uvek naći neko da popravi "stvar". Umesto toga, važno je da podređenom pre početka posla jasno saopštite da je on odgovoran za uspešno obavljanje posla. U slučaju da posao ipak nije obavljen kako treba, vratite ga podređenom na doradu. Ako mu je potrebna pomoć ili savet, zadužite nekog iskusnijeg kolegu da zajednički utvrde greške koje je podređeni napravio i da mu svojim savetima i instrukcijama pomogne da završi posao. Podređeni moraju kroz rad da nauče da obavljaju svoj posao na zadovoljavajući način - i to je jedini ispravan put.

 

16. GREŠKA: NE INFORMIŠETE PODREĐENOG

Jedan od "pravih" i važnih menadžerskih poslova je da obezbedite da vaši podređeni imaju sve potrebne resurse za uspešno obavljanje svog posla. U mnogim slučajevima ti resursi su znanje i informacije iz oblasti kojima se bave. Posao menadžera je isto tako da pravi selekciju i "filtrira" informacije, kako bi ljudima na raspolaganju bile one informacije koje su zaista relevantne, i koje njegovi ljudi treba da znaju. Kako se ne bi dogodilo da se zbog nedostatka informacija vaši ljudi i vaš posao nađu u teškoj situaciji (iako ste vi možda raspolagali informacijom, ali je niste smatrali važnom ili ste je jednostavno zaboravili), morate da vodite računa o sledećem:

- budite u toku sa poslovima i zadacima svojih podređenih jer ćete tako moći da imate uvid u informacije koje njima mogu biti od koristi, a koje vi možete da pribavite

- zapišite informacije do kojih dođete, a koje mogu biti od koristi vašim ljudima (posebno zato što se do informacija često dolazi slučajno, u neformalnim razgovorima, i zato što se veoma lako zaborave)

- potrudite se da sa svojim podređenima uspostavite kanale redovne komunikacije u kojima ćete ih redovno informisati o svim relevantnim događajima (a to savremena tehnologija sa lakoćom omogućava).

Ponekad se dogodi da nepotpuna informacija proizvede gore efekte nego da informacije uopšte nije bilo, o čemu takođe treba da vodite računa. Ako se tok informacija u firmi uporedi sa cevi na čijem se jednom kraju nalaze vaši podređeni a na drugom kraju vaš šef, vaša uloga kao menadžera se može uporediti sa funkcijom koju ima ventil. Ako ventil ne radi kako treba, sistem ne može da funkcioniše. Ako je ventil potpuno otvoren, obe strane su pretrpane bezbrojnim informacijama medu kojima je teško razabrati one prave. Ako je zatvoren, oba kraja će da "presuše" i zarđaju.

 

17. GREŠKA: ZANEMARUJETE PREDLOGE SVOJIH PODREĐENIH

Zahvaljujući tome što svakodnevno rade svoj posao, komuniciraju sa mnogim ljudima na terenu ili se suočavaju sa praktičnim problemima, zaposleni vrlo često imaju informacije i uvid u situaciju koji su nedostupni višim nivoima menadžmenta. Ako međutim ignorišete ili omalovažavate njihove ideje i predloge, lišavate se mogućnosti da unapredite rad svoje firme. Kada podređeni konstatuju da ne pridajete nikakav značaj njihovim sugestijama - one će "presušiti" i potpuno nestati.

Najsigurniji način da sprečite svaku inicijativu ili da čujete drugačije tonove od strane svojih podređenih je da se ponašate defenzivno kada vas neko kritikuje ili kaže nešto što vam se ne dopada. Moderan koncept menadžmenta je upravo suprotan od ovog, i sastoji se u stalnoj komunikaciji sa zaposlenima i stalnom preispitivanju i traganju za boljim rešenjima. Posebno je značajno da saslušate predloge i ideje podređenih koje su drugačije od vaših, ili su pak u potpunoj suprotnosti sa njima. Kažite eksplicitno svojim podređenima da su svaki njihov komentar, kritika ili neslaganje dobrodošli, da ćete ih shvatiti ozbiljno i zajednički analizirati. Time ćete stvoriti opuštenu i konstruktivnu atmosferu u kojoj će se rasplamsati dobre ideje. Morate da ohrabrite svoje podređene da koriste mozak, jer ga u suprotnom neće koristiti.

Mnoge krize i propusti mogu da se preduhitre i spreče tako što ćete pažljivo pratiti i slušati signale koje vam šalju zaposleni. Ako međutim vi o tome ne brinete, neće ni oni!

 

18. GREŠKA: UPRAVLJATE SVOJIM TIMOM NA TRADICIONALAN NAČIN

Moderne organizacije formiraju timove kako bi se iskoristila kompetentnost zaposlenih i njihova sposobnost da u timovima rade samostalno i konstruktivno, i da donose dobre poslovne odluke. U moderno koncipiranim timovima "klasična" uloga menadžera je prevaziđena i treba da bude zamenjena ulogom trenera ili moderatora. U timovima "novog" doba, njegova uloga nije dominantna, već se sastoji u tome da obezbedi da članovi tima savladaju sve potrebne veštine, da su motivisani na pravi način i da imaju svu potrebnu opremu i resurse kako bi obavili svoj posao. Njegov zadatak je da u početku rada tima vodi računa da tim "prođe" kroz sve faze koje dovode do uspešne odluke. Tom prilikom on više postavlja pitanja nego što "konstatuje". On ne govori članovima tima šta da rade, već ih podstiče da uspešnom komunikacijom i interakcijom zajednički dođu do najbolje odluke. Da bi se grupa ljudi smatrala timom, potrebno je mnogo više od prostog okupljanja i razgovora. Pojedinci u tima moraju da nauče da rade zajedno i zavise jedan od drugoga. Moraju da prihvate suprotstavljena gledišta, nauče da ih prevaziđu i iz njih izvuku korist. Moraju da steknu sve potrebne veštine koje će im omogućiti da sami raspoređuju poslove u okviru tima, kontrolišu njegov rad i čak procenjuju i vrednuju pojedinačni učinak svakog člana. Konačni cilj je da timovi upravljaju samim sobom a da se menadžer bavi drugim menadžerskim poslovima.

 

19. GREŠKA: NE ZASTUPATE INTERESE PODREĐENIH PRED SVOJIM ŠEFOM

Jedna od vaših važnih uloga je da predstavljate vezu i sponu između vašeg šefa i vaših podređenih. Vaša obaveza je da svog šefa informišete o radu i sposobnostima svojih podređenih, kao i da osigurate da vaši podređeni razumeju odluke koje su doneli vaši pretpostavljeni. Na koji način će vaše informacije biti primljene zavisi od toga na koji način ih saopštite. Vaši podređeni su često izloženi kritikama sa različitih strana: od strane vašeg šefa, kupaca koji se uvek na nešto žale, drugih odeljenja itd. Nekada su te kritike opravdane, ali vrlo često i nisu. U svakom slučaju, nemojte dozvoliti da potpadnete pod uticaj i autoritet svog šefa i pridružite se tim kritikama, posebno ako niste sigurni da za to postoje opravdani razlozi. Od vas vaši podređeni očekuju da budete njihova prva i najbolja odbrana. Ako podređeni ne mogu da računaju da će njihovu kompetentnost, ugled i interese da brani njihov menadžer, mogu da zaključe da međusobno poverenje i podrška nikada nisu bili iskreni. Za vreme tog perioda vašim ljudima su potrebni ohrabrenje i podrška, a ne novi talasi kritika. Ukoliko utvrdite da su kritike opravdane, vi ste taj koji treba da ih objektivno i pošteno proceni. Ako utvrdite da postoje problemi u vašem timu, identifikujte ih i preduzmite aktivnosti za njihovo prevazilaženje i uklanjanje. Svakako da ne treba da bežite od kritika svojih podređenih, ali se to radi u razgovorima "u četiri oka" i u okviru svog tima. Vaša uloga se ne iscrpljuje samo u zaštiti podređenih pred šefom, već i u njihovoj afirmaciji i pohvalama koje čete pred njim izreci, naravno ukoliko je oni zaslužuju zbog svog dobrog rada, ponašanja, korisnih predloga i inovacija.

 

20. GREŠKA: NE URADITE ONO ŠTO KAŽETE

Uvek je pogrešno kada ne uradite nešto što ste se obavezali - u vreme kada ste se obavezali, a posebno kada se radi o vašim podređenima. Ako nekoliko puta ne uradite ono što ste obećali, ljudi će početi da veruju da ne mogu da računaju na vas. Ako ne mogu da računaju na vas, neće da vam veruju, a ako vam ne veruju nastojaće da sa vama imaju što manje posla. Držanje reč! je jedan od osnovnih elemenata koji čine integritet i kredibilitet ličnosti, bez kojih se ne može zamisliti moderni menadžer. Zbog toga je važno da se uvek držite obaveza koje ste preuzeli i da uradite ono što ste obećali da ćete uraditi, u vreme kada ste obećali. Vi možda ne možete da kontrolišete mnoge aspekte posla: poslovnu politiku kompanije, odluke svog šefa, tržišne uslove itd., ali možete da kontrolišete svoje ponašanje, da stojite iza svojih reći, i da se potrudite da se na isti način ponašaju ljudi koji su vama podređeni.

 

21. GREŠKA: SA SVIMA PODREĐENIMA SE PONAŠATE NA ISTI NAČIN

Činjenica je da se ljudi međusobno veoma razlikuju: neki žele autonomiju u poslu - drugi vole da im se kaže šta treba da rade, neki vole da rizikuju - drugi žele da izbegnu rizik po svaku, cenu, nekima je osnovni kriterijum za posao plata - drugima je najvažnije daje posao zanimljiv itd. Jedan od osnovnih ciljeva menadžera treba da bude da upozna svoje ljude kao individue, da ih razume, da prihvati da se međusobno razlikuju i da na osnovu tih razlika razgovara i rukovodi sa svakim od njih na različit način. Ako sa svakim od njih razgovara na isti način, ne vodeći računa o razlikama koje između njih postoje, pravi ogromnu grešku. Nesumnjivo je vaš zadatak da vaši podređeni obavljaju zadatke koje ste im poverili, ali je isto tako važno da oni pritom budu zadovoljni, a to u velikoj meri zavisi od vas. Sa svakim pojedincem morate da razgovarate na način koji će uvažiti njegove vrednosti, bilo da je to autonomija u poslu, napredovanje, sigurnost ili priznanja. Može se čak sa sigurnošću reći da će posao krenuti nizbrdo, ukoliko vaši podređeni nisu zadovoljni.

 

22. GREŠKA: KRITIKUJETE LIČNOST, A NE PONAŠANJE ZAPOSLENOG

Karakter i priroda svakog čoveka su njegova lična stvar. Vaš posao kao menadžera je da se skoncentrišete na njegov rad i načine kako da se taj rad poboljša. Svi znamo da je veoma teško promeniti se, ali je mnogo lakše promeniti svoje ponašanje nego promeniti svoj karakter. Svi smo mi u stanju da promenimo širok dijapazon svojih ponašanja ukoliko znamo koje ponašanje treba da promenimo i ukoliko za to imamo motiv. Zbog toga je važno da menadžeri svoje kritike upute na račun konkretnog ponašanja podređenog, a ne na njegovu ličnost. Koncentrišite se na ono stoje loše uradio ili ono što je trebao da uradi. Utvrdite koje ponašanje na poslu treba da promeni, potkrepite to činjenicama ("Ove nedelje si tri puta kasnio sa svojim izveštajima!" -a ne "Ti si lenj, nepouzdan i površan!"), i nastojte da podređeni izričito prihvati obavezu i odgovornost da promeni svoje ponašanje. Ovaj princip treba da važi i kada hvalite svoje podređene. Oni su dobri radnici zato što dobro obavljaju konkretne poslove i zbog toga se koncentrišite na njihov rad. Nemojte da im govorite: "Ti si sjajan radnik˝. Kažite im: " Veoma cenim što uvek završiš sve poslove na vreme!˝.

 

23. GREŠKA: KRITIKUJETE PRE NEGO ŠTO PRIKUPITE ČINJENICE

Nemojte nikada da zaboravite da se velike greške koje menadžeri čine vrlo često dešavaju zbog toga što su preduzeli akciju pre nego što su prikupili sve potrebne činjenice. Nepisano je pravilo da se na osnovu nepotpunih informacija donose pogrešne odluke. Kada čujete da je neki od vaših podređenih napravio ozbiljnu grešku, da nije uradio ono što je rekao, da je prekršio pravila kompanije ili vašu naredbu, vaš prvi unutrašnji impuls vas navodi da se odmah reagujete u skladu sa onim što ste čuli. Ukoliko, međutim, ne volite da se izvinjavate, ili ukoliko ne želite da vas vaši podređeni izbegavaju, ovo je poslednja stvar koju treba da uradite. Šta onda treba da uradite?

1. Konstatujte da su informacije kojima raspolažete ograničene i da nisu dovoljne da donesete odluku.

2. Emocije ostavite po strani. Prošetajte se, završite izveštaj, zatvorite vrata kancelarije i "vičite na ceo svet", ali nemojte da donosite nikakvu odluku pre nego što se smirite.

3. Pre nego što vaš podređeni uđe u kancelariju, mentalno se pripremite da čujete i njegovu stranu priče.

4. Sastanite se sa podređenim, kažite mu šta ste čuli, i pustite ga da on kaže svoju verziju. Saslušajte ga pažljivo i postavljajte mu pitanja koja će vam pomoći da razjasnite situaciju.

5. Ako je potrebno prikupite još činjenica, i nakon toga donesite odluku. Ovo naravno ne znači da prema podređenima ne treba da budete oštri ili strogi kada je to potrebno, ili da upadnete u "paralizu zbog analize". Ono što vi želite je da donesete inteligentnu odluku - a to ne možete da uradite ako ne raspolažete činjenicama.

 

24. GREŠKA: UPRAVLJATE POMOĆU STRAHA I KRITIKA

Mnogi menadžeri veruju da će njihovi podređeni postizati najbolje rezultate ako rukovode na autoritaran način koji karakterišu stalne kritike. Ovakav način razmišljanja je veoma pogrešan jer ako se podređenima stalno "prebacuje" i preti, njihova reakcija će biti da se povuku u sebe i svoj posao "odrade" na način koji će ih poštedeti kritika, ali ništa više od toga. Od podređenih koji rade u takvom ambijentu ne mogu da se očekuju bilo kakve ideje ili inicijative. U kritikama, takođe, nema ništa konstruktivno, i u njima se ne ukazuje na koji način podređeni mogu da poboljšaju svoj rad. Ako želite da vaši podređeni rade vredno i kvalitetno, kritike nisu dobar način da to ostvarite. Umesto toga, postavite jasne standarde prema kojima ćete meriti njihov rad, razvijte stalnu i dobronamernu komunikaciju sa svojim ljudima, obaveštavajte ih o svojim utiscima o njihovom radu, i ono što je vrlo važno, pohvalite ih i nagradite za dobar i uspešan rad. Nemojte dozvoliti da se vaš stil upravljanja zasniva na kritikama i strahu zaposlenih. Pružite podršku svojim ljudima, ohrabrite ih i pomozite im, jer je to jedini način da oni, a preko njih i vi budete uspešni!